Politique de confidentialité

Qui sommes-nous ?

Artus Expeditions est un organisateur d’expéditions animalières basé à Oulan-Bator, en Mongolie.

Nous sommes responsables des données personnelles que nous recueillons et utilisons. Pour toute question concernant cette politique ou vos informations, contactez-nous à l’adresse contact@artus-expeditions.com.

Ce que couvre cette politique

Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et partageons vos données personnelles lorsque vous :

• visitez notre site internet ;
• nous contactez au sujet d’une expédition ;
• effectuez une réservation ou participez à un voyage réservé ;
• voyagez avec nous ;
• échangez avec nous avant, pendant ou après une expédition.

Elle s’applique à toutes les personnes mentionnées dans une réservation, et pas seulement à celle qui effectue la première demande ou le paiement.

Les informations que nous recueillons

Les informations recueillies dépendent de votre demande, de votre réservation et de votre expédition. Elles peuvent comprendre :

Coordonnées et informations d’identité

• votre nom ;
• votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
• votre adresse personnelle ;
• votre nationalité, votre date de naissance et les informations de votre passeport ;
• les noms et coordonnées des autres personnes incluses dans votre réservation.

Informations relatives à la réservation et au voyage

• l’expédition choisie et vos dates de voyage ;
• les informations concernant l’hébergement, les transferts et les vols ;
• vos besoins alimentaires et vos préférences de voyage ;
• les informations relatives aux visas ou aux permis ;
• les échanges concernant votre demande ou votre réservation.

Informations de paiement

Nous conservons les factures ainsi que les relevés des acomptes, paiements et remboursements.

Si vous payez par l’intermédiaire d’une banque, d’un prestataire de paiement par carte ou d’un autre service de paiement, ce prestataire traite vos informations financières conformément à sa propre politique de confidentialité. En règle générale, nous ne recevons ni ne conservons l’intégralité des données de votre carte bancaire.

Informations de santé et de sécurité

Pour assurer votre sécurité, nous pouvons vous poser des questions concernant :

• les problèmes de santé susceptibles d’avoir une incidence pendant l’expédition ;
• vos traitements médicamenteux ;
• les allergies graves ;
• vos besoins alimentaires ;
• vos limitations de mobilité ;
• votre assurance voyage ;
• la personne à contacter en cas d’urgence.

Nous demandons uniquement les informations qui peuvent raisonnablement nous aider à préparer l’expédition ou à réagir en cas d’urgence.

Photographies et vidéos

Nous pouvons prendre des photos ou des vidéos pendant une expédition. Nous vous demandons séparément si vous acceptez que des images permettant de vous identifier soient utilisées sur notre site internet, nos réseaux sociaux ou dans nos publications.

Le refus d’autoriser l’utilisation de vos photos n’a aucune incidence sur votre réservation.

Informations relatives au site internet

Lorsque vous visitez notre site internet, certaines informations techniques de base peuvent être recueillies automatiquement, notamment :

• votre adresse IP ;
• le type de navigateur et d’appareil utilisé ;
• les pages consultées ;
• votre localisation approximative ;
• la date et l’heure de votre visite ;
• les informations relatives aux cookies et aux outils d’analyse d’audience.

Comment nous recueillons les informations

La plupart des informations nous sont communiquées directement lorsque vous :

• nous envoyez une demande ;
• remplissez un formulaire de réservation ou un formulaire voyageur ;
• nous écrivez ou nous envoyez un message ;
• effectuez un paiement ;
• signez notre déclaration voyageur ;
• participez à une expédition.

Nous pouvons également recevoir des informations de la part :

• de la personne qui effectue une réservation en votre nom ;
• des compagnies aériennes, hôtels ou autres prestataires de voyage ;
• des services médicaux ou de secours ;
• des compagnies d’assurance ;
• des prestataires de services liés au site internet, aux e-mails et aux paiements.

Si vous nous communiquez des informations concernant une autre personne, veillez à ce qu’elle en soit informée et puisse consulter cette politique.

Pourquoi nous utilisons vos informations

Nous utilisons les données personnelles pour :

• répondre à vos demandes et vous aider à choisir une expédition ;
• préparer des devis et confirmer des réservations ;
• organiser l’hébergement, les transports, les vols, les permis et les autres prestations ;
• communiquer avec vous avant, pendant et après l’expédition ;
• prendre en compte vos besoins alimentaires, de santé, de mobilité et de sécurité ;
• réagir en cas d’urgence ;
• traiter les paiements et les remboursements ;
• tenir nos registres financiers, d’assurance et nos dossiers légaux ;
• traiter les questions, réclamations ou demandes d’indemnisation ;
• protéger nos voyageurs, les membres de notre équipe et notre entreprise ;
• améliorer notre site internet et nos expéditions ;
• vous envoyer des actualités ou des informations sur nos expéditions si vous avez accepté de les recevoir ;
• respecter nos obligations légales, fiscales, d’immigration, d’assurance et réglementaires.

Nous ne vendons ni ne louons les données personnelles.

Les fondements juridiques du traitement de vos informations

Lorsque la législation applicable exige un fondement juridique, nous utilisons vos informations parce que :

• cela est nécessaire pour répondre à votre demande ou fournir l’expédition que vous avez réservée ;
• nous devons respecter une obligation légale ou réglementaire ;
• cela est nécessaire à nos intérêts légitimes, notamment pour gérer et protéger notre activité ;
• vous avez donné votre consentement ;
• cela est nécessaire pour protéger la vie ou la sécurité d’une personne en situation d’urgence ;
• cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre un droit en justice.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la légalité des traitements effectués avant celui-ci.

Informations médicales et autres données sensibles

Les informations médicales et de santé bénéficient d’une protection renforcée.

Nous ne les recueillons que lorsqu’elles sont pertinentes pour votre sécurité, l’adéquation d’une expédition à votre situation ou une éventuelle prise en charge d’urgence. En règle générale, nous traitons ces informations avec votre consentement explicite.

En cas d’urgence, nous pouvons utiliser ou partager les informations pertinentes lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour protéger votre vie ou votre santé, organiser des soins ou préparer une évacuation.

L’accès à ces informations est limité aux personnes qui en ont besoin. Il peut s’agir du responsable de votre expédition, des guides concernés, des services médicaux, de votre assureur ou de votre prestataire d’assistance d’urgence.

Les informations médicales ne sont jamais utilisées à des fins commerciales.

Avec qui nous partageons les informations

Nous ne partageons que les informations raisonnablement nécessaires à un objectif précis.

Selon votre expédition, ces informations peuvent être communiquées :

• aux guides, chauffeurs, cuisiniers et autres membres de l’équipe d’expédition ;
• aux compagnies aériennes et aux prestataires de transport ;
• aux hôtels, camps de yourtes et autres hébergements ;
• aux familles locales et aux partenaires communautaires ;
• aux administrations des aires protégées, aux centres de recherche et aux partenaires de conservation ;
• aux autorités chargées des permis, de l’immigration et aux autorités gouvernementales ;
• aux prestataires de paiement et aux banques ;
• aux assureurs voyage et aux sociétés d’assistance d’urgence ;
• aux médecins, hôpitaux, services de secours et prestataires d’évacuation ;
• aux prestataires de services liés au site internet, aux e-mails, au stockage en ligne et aux technologies ;
• aux comptables, assureurs, conseillers juridiques et autres professionnels qui nous accompagnent ;
• aux autorités publiques lorsque la loi impose cette communication.

Certains prestataires agissent conformément à leurs propres politiques de confidentialité et à leurs obligations légales.

Nous ne communiquons pas à nos partenaires davantage d’informations que ce qui est raisonnablement nécessaire à la réalisation de leur partie de l’expédition.

Transferts internationaux

Artus Expeditions est basée en Mongolie et une grande partie de vos informations y sera traitée ou conservée.

Vos informations peuvent également être partagées avec des prestataires situés dans d’autres pays, notamment des compagnies aériennes, assureurs, prestataires de paiement, services de messagerie électronique et fournisseurs de stockage en ligne.

Les lois sur la protection des données varient d’un pays à l’autre. Lorsque cela est nécessaire, nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les transferts internationaux, au moyen de contrats et de garanties adaptés, d’un accès limité et du partage des seules informations nécessaires.

En réservant une expédition en Mongolie, vous comprenez que certaines informations doivent être transférées vers la Mongolie et y être traitées afin de fournir le voyage.

Durée de conservation des informations

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à l’objectif pour lequel elles ont été recueillies, ou pendant la période imposée par la loi.

En règle générale :

• les demandes qui ne donnent pas lieu à une réservation peuvent être conservées jusqu’à deux ans après notre dernier échange ;
• les confirmations de réservation, contrats, factures et justificatifs de paiement sont conservés pendant la durée exigée par les règles fiscales, comptables et légales ;
• les copies de passeport sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à l’expédition, aux permis ou aux obligations légales ;
• les informations médicales, d’assurance et d’urgence sont généralement supprimées ou anonymisées après l’expédition lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ;
• en cas d’accident, de réclamation, de dossier d’assurance ou de procédure judiciaire, les informations pertinentes peuvent être conservées jusqu’à la clôture du dossier et l’expiration des délais de recours applicables ;
• les coordonnées utilisées à des fins commerciales sont conservées jusqu’à votre désinscription ou votre demande de suppression ;
• les photographies et vidéos peuvent être conservées tant que votre consentement reste valable ou qu’elles sont raisonnablement nécessaires à des publications déjà réalisées.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou les détruisons de manière sécurisée.

Certaines informations peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes protégées, jusqu’à leur remplacement dans le cadre du cycle habituel de sauvegarde.

Comment nous protégeons les informations

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification.

Ces mesures comprennent notamment :

• la limitation de l’accès aux personnes qui ont besoin de ces informations ;
• l’utilisation de systèmes protégés par mot de passe et de solutions de stockage sécurisées ;
• la conservation des documents papier dans un lieu contrôlé ;
• le partage des informations sensibles uniquement lorsque cela est nécessaire ;
• la demande aux membres de l’équipe et aux prestataires de respecter la confidentialité ;
• la vérification des informations que nous détenons et leur suppression lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue, mais nous prenons des mesures raisonnables adaptées à la nature des informations.

Communications commerciales

Nous vous envoyons des e-mails commerciaux ou des actualités sur nos expéditions uniquement si vous avez demandé à les recevoir ou si la législation applicable nous y autorise.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment :

• en utilisant le lien de désinscription présent dans le message ; ou
• en nous contactant à l’adresse contact@artus-expeditions.com.

La désinscription des communications commerciales n’interrompt pas les messages indispensables concernant une demande ou une réservation en cours.

Nous ne communiquons pas vos coordonnées à d’autres organisations pour leurs propres opérations commerciales.

Photographies et vidéos

Nous demandons votre autorisation pour l’utilisation des photographies séparément des conditions de réservation.

Si vous donnez votre accord, nous pouvons utiliser des photographies ou vidéos permettant de vous identifier sur :

• notre site internet ;
• nos comptes sur les réseaux sociaux ;
• nos supports d’expédition imprimés ou numériques ;
• les présentations et publications liées à Artus Expeditions.

Vous pouvez retirer votre consentement pour les utilisations futures en nous contactant. Dans la mesure du raisonnable, nous cesserons d’utiliser l’image dans les nouveaux supports.

Le retrait du consentement ne permet pas toujours de récupérer les documents imprimés déjà distribués ni les contenus partagés par d’autres personnes. Nous retirerons toutefois, dans la mesure du raisonnable et lorsque la loi l’exige, les contenus qui sont sous notre contrôle direct.

Cookies et mesure d’audience du site

Notre site internet peut utiliser des cookies ou des technologies similaires.

Les cookies indispensables permettent au site de fonctionner et ne nécessitent généralement pas votre consentement. Les cookies facultatifs peuvent nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent le site ou à mesurer l’efficacité de nos communications.

Lorsque la loi l’exige, les cookies facultatifs ne sont installés qu’après que vous avez fait votre choix.

Vous pouvez gérer ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. La désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site.

Si nous commençons à utiliser d’autres services publicitaires ou de mesure d’audience, nous mettrons cette politique à jour et proposerons les choix de consentement requis par la loi.

Vos droits

Selon la législation qui vous est applicable, vous pouvez avoir le droit de :

• savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant ;
• obtenir une copie de ces informations ;
• faire rectifier les informations inexactes ou incomplètes ;
• demander la suppression des informations qui ne sont plus nécessaires ;
• demander une limitation de l’utilisation de vos informations ;
• vous opposer à certaines utilisations de vos informations ;
• recevoir les informations que vous nous avez fournies dans un format portable ;
• retirer votre consentement ;
• vous opposer à la prospection commerciale ;
• déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données.

Ces droits ne sont pas absolus. Nous pouvons devoir conserver certaines informations pour finaliser votre réservation, respecter une obligation légale, protéger la sécurité d’une personne ou traiter une réclamation juridique.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse contact@artus-expeditions.com. Nous pouvons vous demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité avant de communiquer ou de modifier des données personnelles.

Nous répondrons dans le délai prévu par la législation applicable à votre demande.

Décisions automatisées

Nous n’utilisons pas les données personnelles pour prendre des décisions concernant les voyageurs au moyen de systèmes entièrement automatisés ou de profilage.

Les décisions concernant l’adéquation d’une expédition à votre situation sont prises par des personnes, sur la base des informations que vous fournissez, de l’itinéraire et de considérations raisonnables de sécurité.

Voyageurs de moins de 18 ans

Lorsqu’un voyageur a moins de 18 ans, les informations relatives à la réservation et à la sécurité doivent être fournies ou approuvées par son parent ou son représentant légal.

Nous n’utilisons pas sciemment les données personnelles d’un enfant à des fins commerciales sans l’autorisation appropriée.

Liens vers d’autres sites internet

Notre site internet peut contenir des liens vers des compagnies aériennes, des autorités publiques, des organisations de conservation ou d’autres sites tiers.

Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites ni sur leurs pratiques en matière de confidentialité. Consultez leurs politiques de confidentialité avant de leur communiquer des données personnelles.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre cette politique à jour si nos services, les prestataires de notre site internet ou nos obligations légales évoluent.

La dernière version sera publiée sur notre site internet avec sa date de mise à jour. Si une modification change de manière importante l’utilisation des informations déjà recueillies, nous en informerons les personnes concernées lorsque cela sera raisonnablement possible ou exigé par la loi.

Nous contacter

Pour toute question, demande ou préoccupation concernant vos données personnelles, contactez :

Artus Expeditions

Oulan-Bator, Mongolie

contact@artus-expeditions.com

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez avoir le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données de votre pays.